![从原始数据到分析报告:Excel数据透视表高效达人养成记](https://wfqqreader-1252317822.image.myqcloud.com/cover/573/31729573/b_31729573.jpg)
1.5 快速填充空单元格
某些管理软件导出的数据可以存在大量的空单元格,这些空单元格实际上是有意义的,也就是上一个单元格的数据,或者为下一个单元格的数据。还有的时候,工作表中大量空单元格没有任何意思,但这些空单元格的存在会影响数据汇总分析效率。因此,往空单元格中快速填充数据,是办公人员必须掌握的一项技能。
1.5.1 快速填充上一行数据
案例1-15
图1-51所示的表格A列至D列存在大量空单元格,现在需要把这些空单元格填充为上一行的数据,如何快速准确地完成?
![](https://epubservercos.yuewen.com/48D17B/17180251604499706/epubprivate/OEBPS/Images/img00038001.jpg?sign=1739134317-jmkt6pSR9w5CnGfvfBL3flnOTumfptZ5-0-779571e29972fa6396711b10d24b3651)
图1-51 表格中存在大量的空单元格
利用定位填充法,可以迅速达到目的。下面是具体的方法和步骤。
01 选择A列至D列。
02 按F5键或者“Ctrl+G”键,打开“定位”对话框,如图1-52所示。
03 单击对话框左下角的“定位条件”按钮,打开“定位条件”对话框,选择“空值”选项按钮,如图1-53所示。
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图1-52 单击“定位条件”按钮
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图1-53 选择“空值”选项按钮
04 单击“确定”按钮,就将工作表A列至D列数据区域内所有的空单元格全部选中,如图1-54所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/48D17B/17180251604499706/epubprivate/OEBPS/Images/img00039001.jpg?sign=1739134317-ASPthGICXYiMUezuv3AfCKqW8k7CvMvg-0-0f6eed92d55decc70987f4c58fd110ce)
图1-54 选中A列至D列数据区域内所有的空单元格
05 注意当前的活动单元格是A4,因此在该单元格输入公式“=A3”(因为要把上面的数据往下填充,所以要引用当前活动单元格上一行的单元格),然后按“Ctrl+Enter”组合键,就得到一个数据完整的工作表,如图1-55所示。
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图1-55 数据填充完毕
1.5.2 快速填充下一行数据
案例1-16
“案例1-15”介绍的是把上一行的数据往下填充,在实际工作中,也会遇到要把下一行的数据往上填充的问题。图1-56就是这样的一个例子,每项税金占3行,税金名称仅仅保存在了第3行,上面2行没有税金名称,现在要求把表格整理成如图1-57所示的情形。
这种情况下的数据填充方法与上一个例子是基本一样的,先选中A列,定位空单元格,然后在当前活动单元格A2中输入公式“=A3”,按“Ctrl+Enter”组合键即可。
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图1-56 原始数据表格
![](https://epubservercos.yuewen.com/48D17B/17180251604499706/epubprivate/OEBPS/Images/img00040002.jpg?sign=1739134317-po9BL4XMRdKaY21aoZLTcPc67g4u5Shp-0-2e5798fc280c5a15ec3c481cea6fa5d2)
图1-57 填充数据后的表格
有了图1-57的规范表格,就可以使用透视表快速汇总税金数据,如图1-58所示。
![](https://epubservercos.yuewen.com/48D17B/17180251604499706/epubprivate/OEBPS/Images/img00040003.jpg?sign=1739134317-8AL5l7DhaiBmYVYeYr7YWxmBodHOfzce-0-f954c161d3684b5029ce9ff22fe40636)
图1-58 税金数据的标准汇总表
1.5.3 快速往空单元格填充数字0
如果要往数据区域的空单元格中快速填充数字0,有两种高效的方法:查找替换法和定位填充法。
查找替换法的基本步骤是:打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”输入框里什么都不输,在“替换为”输入框里输入0,如图1-59所示,单击“全部替换”按钮,就自动把数据区域内所有的空单元格输入数字0。
![](https://epubservercos.yuewen.com/48D17B/17180251604499706/epubprivate/OEBPS/Images/img00040004.jpg?sign=1739134317-QpO9C0K1Zb5cKfOen0baAMc9reHOAsNd-0-a40e730e5a87a16c9a47dbdc2bb21a23)
图1-59 准备往数据区域的所有空单元格填充数字0
定位填充法的基本步骤是:先按F5键,在“定位条件”对话框中选择“空值”选项按钮,定位数据区域内的所有空单元格,然后输入数字0,按“Ctrl+Enter”组合键。
1.5.4 快速取消合并单元格并填充数据
合并单元格是很多人喜欢的一种处理方式,但是在基础数据表中,这种处理会带来无穷的麻烦,因为合并单元格意味着有空单元格。
图1-60就是一个存在合并单元格的表格,如果以此表格制作数据透视表,就会得到错误的结果。正确的表格应该是一个清单,如图1-61所示,此时,不论是利用数据透视表,还是利用函数和公式,都会得到正确的结果。
要把表格中的合并单元格整理为数据清单,首先要取消合并单元格,然后再利用定位填充的方法填充空白单元格。
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图1-60 在合并单元格会影响数据统计分析
![](https://epubservercos.yuewen.com/48D17B/17180251604499706/epubprivate/OEBPS/Images/img00041002.jpg?sign=1739134317-cJ04OjdL8sZbumvOEeIZVoEfVvZKiM5x-0-41f8413d334c26fa2d737b7a24d2775f)
图1-61 取消合并单元格后能够可正确分析数据
假若工作表中存在大量的合并单元格,一个一个地寻找又很累人,可以先使用F5定位空单元格,这样就可以一次性把工作表中的那些合并单元格全部选中,其原理就是利用了合并单元格实际上就是有空单元格这样一个事实。
CHAPTER 02 制作数据透视表的基本方法
根据数据源的来源不同,制作数据透视表的方法也是不相同的。我们既可以用一个表格数据制作数据透视表,也可以用多个表格数据制作数据透视表。数据源可以是Excel表格,也可以是数据库表,甚至是文本文件。本章我们介绍制作数据透视表的几种实用方法。