1.2 制作“劳动合同”文档

劳动合同是公司常用的文档资料之一。一般情况下，企业可以采用劳动部门制作的格式文本，也可以在遵循劳动法律法规前提下，根据公司情况，拟定合理、合法、有效的劳动合同。

1.2.1 设置页面格式

为使劳动合同更加规范。在制作劳动合同之前，需要进行相关的页面设置，如设置纸张大小、装订线、页边距等，以使其符合打印要求。

1.设置纸张大小

通常情况下，文档纸张大小的设置应与实际使用的打印纸张大小相同，这样才能避免出现打印误差。文档默认的纸张大小为A4，如果需要使用其他大小的纸张进行打印，可以更改文档纸张大小参数，方法如下。

步骤1　1新建Word文档，切换到“布局”选项卡；2单击“纸张大小”下拉按钮；3在弹出的下拉列表中可以直接选择一些常用的纸张类型。

步骤2　如果预设选项中没有符合要求的纸张大小，可以单击最下方的“其他纸张大小”命令。

步骤3　1弹出“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡的“纸张大小”选项组中可以自定义纸张大小；2设置完成后单击“确定”按钮即可。

2.设置页边距

页边距是指文档四周的空白区域。页边距包括上、下、左、右页边距，如果默认的页边距不适合正在编辑的文档，可以通过设置进行修改。

步骤1　1切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“页边距”下拉按钮；2在弹出的下拉列表中单击底部的“自定义页边距”命令。

步骤2　1弹出“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡的“页边距”选项组中，可以分别设置“上”“下”“左”“右”4个方向的页面边距；2设置完成后单击“确定”按钮即可。

知识点拨

对于对页形式的文档（如书籍），常常需要将页边距设置为对称形式，此时可以在“页面设置”对话框的“多页”下拉列表中选择“对称页边距”选项，即可分别设置内、外页边距。

1.2.2 编辑劳动合同首页

设置好文档页面格式后，就可以进行正文内容的录入了，在录入过程中还需要对字体格式、段落格式等进行设置，下面进行详细讲解。

1.输入首页内容

创建了劳动合同文档之后，就可以开始在文档中输入劳动合同的内容了，具体操作方法如下。

步骤1　将输入法切换到自己熟练的输入法，输入“编号：”文本，然后按下“Enter”键进行换行，继续输入劳动合同首页内容。

步骤2　1将光标定位到“编号”文本之后，单击“开始”选项卡“字体”组中的“下画线”按钮；2在文本后输入空格。使用同样的方法，在其他需要手动填写的位置输入下画线。

2.编辑首页文本

输入劳动合同首页文本后，需要对首页的文本格式进行相应的设置，包括字体、字号、行距等设置。

步骤1　1选中首页中的所有文本；2在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体为“宋体”，设置字号为“四号”。

步骤2　1选中首页中的所有文本，单击“开始”选项卡“段落”组中的“行和段落间距”按钮；2在弹出的下拉列表中选择“3.0”命令，见右上图。

步骤3　1选中“劳动合同书”文本；2设置字体为“黑体”，字号为“初号”；3单击“段落”组中的“居中”按钮；4单击“段落”组右下角的扩展功能按钮，见右中图。

步骤4　1弹出“段落”对话框，在“间距”选项组中设置“段后”距离为“2行”；2单击“确定”按钮。

步骤5　此时，劳动合同首页便制作完成了，效果如下图所示。

1.2.3 编辑劳动合同正文

劳动合同首页制作完成后，接下来开始制作劳动合同正文。

1.编辑合同正文

在录入和编辑文档时，有时需要从外部文件或其他文档中复制一些文本内容，例如本例将从素材文件中复制劳动合同的内容并进行编辑。

步骤1　1将光标定位到首页的末尾处；2切换到“插入”选项卡，单击“页面”组中的“分页”按钮，使光标跳转到下一页，见右上图。

步骤2　打开“劳动合同范文.docx”素材文件，按下“Ctrl+A”快捷键选择所有文本，然后按下“Ctrl+C”快捷键复制文本，见右中图。

步骤3　将鼠标指针定位到“公司劳动合同”文档第2页的顶端，按下“Ctrl+V”快捷键粘贴文本。

步骤4　1选中劳动合同正文文本；2在“开始”选项卡的“字体”组中将字体设置为“楷体”，字号为“小四”。

步骤5　1选中劳动合同正文文本，在选中的文本上单击鼠标右键；2在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令。

步骤6　1弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“特殊”下拉列表中选择“首行”；2设置“段前”和“段后”距离均为“6磅”；3设置“行距”为“多倍行距”，“设置值”为“1.2”；4单击“确定”按钮。

2.分栏排版

劳动合同页尾的签名通常采用甲乙双方左右排版，此时可以使用分栏功能将其分为两栏排版。

步骤1　1选中签名文本；2单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮；3在弹出的下拉列表中选择“两栏”选项。

步骤2　设置完成后效果如下图所示，甲乙双方的签字行将呈左右两栏排版。

1.2.4 阅览劳动合同

阅读模式是Word中专门用于文档阅读的视图模式。在阅读模式下用户只能浏览文档，而不能编辑文档，文档内容会自动适应窗口大小重新排版，以便用户在任意窗口大小下浏览文档。

步骤1　切换到“视图”选项卡，单击“视图”组中的“阅读视图”按钮。

步骤2　进入阅读视图状态，单击左右的箭头按钮即可完成翻页。

步骤3　单击“视图”→“页面颜色”命令，在弹出的子菜单中可以选择页面背景颜色。

步骤4　1单击“视图”→“导航窗格”命令，可以打开导航窗格；2在其中切换到“页面”选项卡，可以选择要浏览的页面。

步骤5　单击“视图”→“编辑文档”命令可以退出阅读模式，返回编辑模式。

1.2.5 打印劳动合同

劳动合同制作完成后，需要将其打印出来，以供公司使用，打印文档的方法如下。

步骤1　单击“文件”选项卡，见下页左上图。

步骤2　在打开的“文件”页面中单击“打印”命令，进入“打印”页面，在右侧窗格中将显示打印预览，通过打印预览可以查看最终打印效果，滚动鼠标滚轮可以进行前后翻页，见下页左中图。

步骤3　1确认无误后，在“打印机”列表中选择已安装的打印机，并设置打印份数、打印范围等参数；2设置完毕后单击上方的“打印”按钮即可进行打印。

知识点拨

在“打印”页面的“设置”栏中单击“打印所有页”下拉按钮，在打开的下拉列表中可以选择只打印当前页或当前选定区域。