任务6 通过导入数据创建表
任务描述
在前面几个任务中，分别使用“数据表”视图或“设计”视图，在“成绩管理”数据库中创建了一些表。除此以外，还可以将外部数据（例如Excel电子表格、文本文件及XML文件等）导入到Access数据库中并生成表。在本任务中，首先使用Excel创建一个课程表，然后将这个Excel电子表格中数据导入到“成绩管理”数据库中，由此创建一个名为“课程”的数据库表。从Excel电子表格导入数据后，在“设计”视图中打开“课程”表，对该表中的各个字段的属性进行设置。
实现步骤
（1）在Excel 2007中创建一个工作簿，然后输入课程名称、课程类别、课程性质、考试类别及学分等信息，如图2.33所示。
图2.33 在Excel 2007中创建课程表
（2）将Excel工作簿文件命名为“课程表.xlsx”，并保存在“F:\成绩管理”文件夹内。
（3）在Access 2007中，打开“成绩管理”数据库。
（4）在“外部数据”命令选项卡的“导入”组中选择“导入Excel电子表格”命令，如图2.34所示。
图2.34 向数据库中导入电子表格
（5）在如图2.35 所示的“获取外部数据-Excel电子表格”对话框中，单击“浏览”按钮，并选定前面步骤中创建的“课程表.xlsx”，选中“将源数据导入当前数据库的新表中”复选框，然后单击“确定”按钮。
图2.35 选择数据来源
（6）此时显示如图2.36 所示的“导入数据表向导”对话框，选择“显示工作表”单选按钮，并在电子表格中选择名为Sheet1的工作表，然后单击“下一步”按钮。
图2.36 从电子表格文件中选择要导入的工作表
（7）在如图2.37 所示的“导入数据表向导”对话框中，选中“第一行包含列标题”复选框，将工作表中的列标题设置为数据库表中的字段名称，然后单击“下一步”按钮。
图2.37 设置用工作表的列标题作为表的字段名称
（8）在如图2.38 所示的“导入数据表向导”对话框中，对各个字段的数据类型进行以下设置。
图2.38 设置字段选项
① 选择“课程名称”字段，将数据类型设置为“文本”；
② 选择“课程类别”字段，将数据类型设置为“文本”；
③ 选择“课程性质”字段，将数据类型设置为“文本”；
④ 选择“考试类别”字段，将数据类型设置为“文本”；
⑤ 选择“学分”字段，将数据类型设置为“整型”。
完成字段选项设置后，单击“下一步”按钮。
（9）在如图2.39所示的“导入数据表向导”对话框中，选中“让Access添加主键”单选按钮，此时将生成一个名为ID的自动编号字段并将其设置为表的主键；然后单击“下一步”按钮。
图2.39 设置表的主键
（10）在如图2.40 所示的“导入数据表向导”对话框中，指定将数据导入到“课程”表中，然后单击“完成”按钮。
图2.40 指定表的名称
（11）在如图2.41 所示的“获取外部数据-Excel电子表格”对话框中，选择“保存导入步骤”复选框，并输入导入步骤名称和说明信息，然后单击“保存导入”按钮。
图2.41 完成外部数据导入
（12）在导航窗格中选择“表”类别，然后双击“课程”表，在数据表视图中查看表中的数据记录，如图2.42所示。
图2.42 在数据表视图中查看课程表中的数据
（13）切换到设计视图，对“课程”表中各个字段的属性进行设置：将“ID”字段重命名为“课程编号”；将“课程名称”字段的大小设置为30；将“课程类别”字段的大小设置为4；将“课程性质”和“考试类别”字段的大小均设置为2。
知识与技能
1. 导入数据
如果已经使用Excel电子表格、文本文件或XML文件存储了数据，而且在Access中开发数据库应用系统时需要用到这些数据，则可以将其他格式的数据导入到Access数据库中，这样可以节省输入数据所需的时间。导入操作方法是通过运行导入向导来实现的。
将Excel工作簿中的数据添加到Access 2007数据库中有多种方法，可以将数据从打开的工作表复制并粘贴到Access数据表中，也可以将工作表导入新表或现有的表中，或者从Access数据库链接到工作表。
如果要把文本文件中的数据导入Access数据库中，则创建文本文件时，可用逗号或分号来分隔每个数据项（对应于表中的字段），每条信息占用一行（对应于表中的记录）。
2. 将导入操作信息保存为规格
在Access 2007中运行导入向导时，可将所用的操作设置保存为规格，以便能够随时重复该操作。规格包含在不必由用户提供任何输入的情况下，Access重复操作所需要的所有信息。例如，从Excel 2007工作簿导入数据的规格中存储了Excel源文件的名称、目标数据库的名称及其他详细信息（是否向现有的表追加数据或向新表导入数据、主键信息、字段名称等）。对于涉及Access所支持的任何文件格式的导入操作，都可以保存操作的详细信息。
若要运行已保存的导入操作，可在功能区中选择“外部数据”命令选项卡，在“导入”组中选择“已保存的导入”命令，如图2.43所示；然后在如图2.44所示的“管理数据任务”对话框中选择“已保存的导入”选项卡，单击已保存的导入步骤，再单击“运行”按钮。
图2.43 运行已保存的导入
图2.44 “管理数据任务”对话框
3. 创建表的方法
在Access 2007中，创建表有多种方法，现归纳如下。
（1）在数据表视图中创建表。使用此方法，可以添加字段并设置其数据类型，以及输入记录。
（2）在设计视图中创建表。使用此方法，可以对表字段的更多属性进行设置。
（3）通过导入数据创建表。使用此方法，可以将Excel电子表格、文本文件或XML文件中的数据导入并创建新表，也可以将数据导入已存在的表中。
（4）使用模板创建表。具体方法：在“创建”命令选项卡的“表”组中选择“表模板”命令并选择所需的表模板，此时将在数据表视图中打开表，该表已保存一些预定义的字段，可以在表中输入数据；也可以在表中添加或删除字段，或者更改字段的默认数据类型。
4. 修改表结构的方法
在创建表结构的过程中，对各个字段的名称、数据类型、格式及标题等属性进行了设置。根据需要，还可以对表结构进行修改，具体方法：在导航窗格中选择“表”类别，用鼠标右键单击表并在弹出的快捷菜单选择“设计视图”命令，在“设计”视图中打开表，然后对字段定义进行修改并保存。