第16章 不许说“你找我有什么事吗”
六月×日
今天是星期五，下午四点开始，我们部门开例行的工作小结会。
“铃……”小石的电话铃响了。
“是我。你找我有什么事吗……我正在开会。”说着，小石就把电话挂了。
会开完了。
经理问：“小石，刚才是谁来的电话？”
“是我表哥。”
“哦。”经理点点头，之后对大家说，“你们大家都给我记住，作为秘书，你们永远不能说‘你找我有什么事吗’这句话！小石，刚才即使是你表哥，你也不能这么跟他说话。”
“我表哥他非常无聊……”小石想分辩。
“作为秘书，就不能养成这么说话的习惯！”
经理打断了小石的话。
“不管是打电话还是直接上门来，客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么？不管是什么事，作为秘书，你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗’，表面上是很礼貌，实际上是一种冷漠，而且是从骨子里透出来的冷漠。你们可能没享受过这种‘待遇’，没有这方面的体会，而我是深有体会的！就是在前几天，我到一家公司去，对方的秘书小姐也是这么问我，让我感到非常别扭，觉得自己是个小偷，还没进门，就要接受盘问。其实，她只要稍微换一种口气，问‘你找我是什么事’，我心里就会好受得多！”
“我想补充一点，”孟姐接着经理的话题，不紧不慢地说，“还有一些秘书喜欢问客人‘你预约了吗’，这种说法跟‘你找我有事吗’一样，容易让客人反感。客人没有预约不请自来，那是他们没有礼貌。你用‘你预约了吗’这种方式问对方，就跟问‘你找我有什么事吗’一样，让对方感受到的是一种冷漠。客人既然上门了，你再问预约没预约已经没有任何意义了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而怠慢他们。”
“没有预约，怎么接待？”小石认真地问。
这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说：“首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。如果客人点名要与某某见面，就应当立即与当事人联系。但是，在联系好之前，不要给客人肯定的答复，因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人，那你就要这样答复人家：‘实在对不起，某某不在……’这样，你就不至于给客人留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象了。”
“对！”经理说，“秘书最可怕的就是冷漠，最可贵的则是热情。有热情才有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书了，那你们就先问问自己身上有没有这种亲和力。”
“头儿，什么是亲和力？”玛丽有意将经理的军。
“亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的人也感到愉快，使他们愿意且喜欢与你一起工作。”
经理似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比，秘书更应该是个实干家。
“亲和力也可以说是一种氛围，在帮助别人的同时，自己肯定也会在工作和情谊上得到别人的回报。”
我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。几乎秘书的每项工作，从收集信息到给上司安排工作日程，都需要各部门和各部门的协助配合，没有亲和力，就很难得到周围人的全力配合。
确实，秘书在公司里的位置是有些特别。有些秘书一方面由于工作能力强，又善解人意，很受上司的欣赏，所以，秘书的地位在无形之中上升了；另一方面，由于秘书能经常优先获得公司的内部机密，甚至是最高机密，比如公司在开事务会议时进去送茶，就可能听到某某要调到什么地方当总经理之类的消息，一些部门的人也会因此而对秘书另眼相看，甚至相当羡慕。因此，一些秘书在不知不觉中，也会产生一种优越感。但是，如果一个秘书在工作中，一天到晚总是带着这种优越感，以睥睨一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，让别人总觉得自己是在求秘书或打扰秘书，秘书的工作还能做好吗？特别是在秘书部门内部，如果秘书脸上总是露出一副戴着假面具一样的表情，即使再有能力，一样会影响团结、破坏大家的情绪。一个成功的秘书，总是三分做事，七分做人。
前几天，在十三楼一家美国投资银行当秘书的师妹就被老板炒掉了，理由就因为她是个“冷面美人”。客观地讲，她的工作能力相当强，老板交代的事从来不用老板再操心，人更是长得漂亮，可她自视甚高，加上感情上被在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以对待各部门的人和外来的客人总是带着几分警惕与不屑。慢慢地，由于不能与各部门配合，老板也发现并意识到事情的严重性，也只好让她另谋高就。
“当秘书最可怕的是冷漠。一个冷漠的秘书，就像一个麻风病人，你不愿意理人家，人家更不愿理你，而且离你越远越好。这样的人还能做秘书吗？”经理最后说。
下班的时间到了，大家收拾东西准备回家。
“玛丽，你知道怎样做一个可爱的女人吗？”托尼开始跟玛丽瞎侃，“我可以教你秘诀。”
“我不知道。”玛丽冷冰冰地说，“我也不想知道。”
“托尼，你说说看。”珍妮挺有兴趣。
“这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。”托尼卖关子。
“十九八七六五四，怎么理解？”珍妮问。
“十就是十分热情，九就是九分独立，八就是八分智慧。”
“为什么不能是十分智慧？”珍妮问。
“这还不明白，因为太聪明的女人会让人感到害怕。女人最好是在聪明里带一点点傻气。”
“瞎说。”珍妮接着问，“那么七呢？”
“七就是七分灵气，六就是六分浪漫。五就是五个工作日，就是说女人必须有工作，如果女人没有工作，就不会显得可爱。”
“那么四呢？”
“四嘛，”不知托尼是真的忘了，还是本来就在瞎编，“四就是有四个爱你的男人。”
“哇，太幸福了。”珍妮被托尼逗乐了。
“珍妮，别晕过去了，你还得挤公共汽车回家。”
玛丽给珍妮头上浇了一桶冷水。